Capitoli della congregazione dello Spirito Santo di Villafranca-Piemonte/Capitolo XI
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Dell’officio del Segretaro, e Vice-Segretaro.
1. Moltiplici essendo del Segretaro le incombenze, moltiplici pure sono i di lui doveri: dovrà pertanto tener buona cura di tutti i titoli, documenti, libri, registri, e di tutte le altre scritture appartenenti alla Congregazione.
2. Avrà particolare cura del libro principale, in cui descritti sono tutti li Confratelli della Congregazione, nel quale descrivendo i postulanti a’ Defunti surrogati noterà in margine l’anno della loro aggregazione, indi il loro cognome, nome, titoli, e domicilio; e nelle tre caselle corrispondenti a ciascun nome con tutta esattezza noterà nella prima il numero de’ Confratelli, che da una Congregazione all’altra si sono resi defunti, ed ammessi ai suffragj; nella seconda i biglietti di riscontro ricevuti; nella terza il pagamento fatto dell’annuale, onde chiaramente veder si possa chi abbia adempito, o non ai prescritti doveri.
3. Rendendosi defunto qualche Confratello, nel medesimo libro, ed al nome del defunto metterà il segno di decesso; e se il defunto per le mancanze a’ prescritti doveri non sarà ammesso a’ suffragj, basterà la di lui cancellatura; ma se ammesso sia, dovrà il Segretaro rapportarlo nel catalogo de’ defunti, posto in fine nel medesimo libro, con notarne il giorno, mese, ed anno del decesso, dovendo questo servire per certificare que’ Confratelli della quantità de’ defunti, de’ quali non avessero ricevuto i biglietti d’avviso, e non avessero ancor soddisfatto al loro obbligo delle Messe.
4. Venendo certificato del decesso d’alcun Confratello, e dal libro constando d’avere il defunto intieramente soddisfatto agli obblighi di Messe, ed annualità, sollecito sarà in spedirne i biglietti d’avviso alli Confratelli, ed al postulante, a cui tocca venir surrogato: se poi dal libro constasse di non avere il defunto intieramente soddisfatto a’ suddetti precisi doveri, ne sospenderà la spedizione degli avvisi, sino a tanto, che gli eredi del defunto abbiano rapportato la fede della celebrazione di tante Messe in suffragio de’ Confratelli defunti, quante dal defunto furono ommesse, ed abbiano medesimamente pagate tutte le annualità dovute.
5. Sarà pure d’oficio del Segretaro l’intervenire a tutte le adunanze sia di Congregazione generale, che di consulta, e nel libro a ciò destinato descriverne gli atti, e deliberazioni: ad instanza di chi ha diritto spedire a’ Consultori attuali i biglietti d’avviso per l’adunanza della consulta, indicandone il luogo, ora, e giorno.
6. Del Vice-Segretaro sarà dovere l’assistere al Segretaro, ed in caso d’impedimento, il fare ne’ sovra prescritti officj le sue veci.