Atto del Consiglio 99-C 312-01
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Atto del Consiglio del 4 ottobre 1999 che adotta il regolamento finanziario applicabile al bilancio dell'Europol e che modifica l'atto 1999/C 25/01 del Consiglio
Gazzetta ufficiale n. C 312 del 29/10/1999 pag. 0001 - 0017
ATTO DEL CONSIGLIO
del 4 ottobre 1999
che adotta il regolamento finanziario applicabile al bilancio dell'Europol e che modifica l'atto 1999/C 25/01 del Consiglio
(1999/C 312/01)
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
vista la convenzione che istituisce un ufficio europeo di polizia (convenzione Europol)(1), in particolare l'articolo 35, paragrafo 9 e l'articolo 36, paragrafo 6,
visto il parere del consiglio di amministrazione,
visto il parere del comitato di controllo comune,
considerando quanto segue:
(1) è necessario applicare al bilancio dell'Europol i principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, quelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia, identificare nei bilanci e programmi di lavoro annuali chiari obiettivi per le azioni previste, verificare i progressi compiuti nel realizzarli, e, se necessario, intraprendere eventuali ulteriori azioni per conseguirli;
(2) il regolamento finanziario adottato in base al presente atto non può essere applicato in modo da compromettere l'indipendenza dell'autorità di controllo comune di cui all'articolo 24 della convenzione Europol;
(3) è opportuno abrogare l'atto 1999/C 25/01 del Consiglio, del 18 gennaio 1999, che adotta il regolamento finanziario applicabile al bilancio dell'Europol(2),
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO FINANZIARIO:
SOMMARIO
>SPAZIO PER TABELLA>
TITOLO I
PRINCIPI GENERALI
Articolo 1
1. Il bilancio dell'Europol, qui di seguito denominato "bilancio", è l'atto che stabilisce le entrate e le spese prevedibili dell'Europol per ogni esercizio finanziario. Esso contiene, sia per le entrate che per le spese, linee separate per le attività finanziate da terzi.
Il piano finanziario quinquennale dell'Europol (in prosieguo denominato "piano finanziario") stabilisce le entrate e le spese dell'Europol per l'esercizio finanziario a cui si riferisce il progetto di bilancio e per i quattro esercizi finanziari successivi.
2. Fatto salvo l'articolo 22 e ad eccezione delle attività finanziate da terzi, le spese non possono essere autorizzate per un periodo superiore alla durata dell'esercizio.
3. Le spese risultanti:
- da contratti conclusi, secondo gli usi locali, oppure
- da disposizioni contrattuali relative in particolare alla fornitura di materiale di attrezzatura,
per periodi superiori alla durata dell'esercizio, sono iscritte nel bilancio dell'esercizio nel corso del quale sono effettuate.
Articolo 2
Gli stanziamenti di bilancio sono utilizzati secondo i principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, quelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia. Devono essere fissati obiettivi quantificati e deve essere garantito il progresso della loro realizzazione.
Articolo 3
1. Fatto salvo l'articolo 22, le entrate e le spese sono inscritte nel bilancio e nei conti nel loro importo integrale e senza contrazione tra loro.
2. Il totale delle entrate copre il totale delle spese.
3. In deroga al paragrafo 2, determinate entrate conservano la loro destinazione; si tratta in particolare:
- delle entrate aventi una destinazione specifica, come redditi di fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati,
- delle entrate provenienti da terzi per lavori effettuati su loro richiesta.
Tali contributi devono essere autorizzati dal consiglio di amministrazione, che delibera all'unanimità, secondo una delle seguenti procedure:
- i contributi di terzi sono autorizzati sia all'atto dell'adozione del bilancio che nel corso dell'esercizio;
- le liberalità fatte all'Europol, comprese le donazioni e i legati, possono essere accettate a condizione che siano conformi alle politiche, agli obiettivi e alle attività dell'Europol quali definiti nella convenzione Europol.
Articolo 4
1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo attraverso imputazione ad un articolo del bilancio.
Fatto salvo l'articolo 22, non può essere impegnata né liquidata alcuna spesa oltre gli stanziamenti autorizzati.
2. La tabella dell'organico adottata a norma degli articoli 13 e 14 costituisce per l'Europol un limite tassativo; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite.
I casi di esercizio dell'attività a orario ridotto possono essere compensati dall'assunzione di altri agenti, entro i limiti stabiliti.
Articolo 5
1. L'esercizio finanziario inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.
2. Le entrate di un esercizio sono imputate a ciascun esercizio in base sia agli importi dovuti che agli importi riscossi.
In deroga al primo comma, i contributi degli Stati membri al bilancio versati prima dell'inizio dell'esercizio finanziario cui si riferiscono sono imputati al bilancio di detto esercizio.
3. Ad eccezione delle attività finanziate da terzi, gli stanziamenti accordati possono essere utilizzati unicamente per coprire le spese regolarmente imputate e pagate a titolo dell'esercizio per il quale sono stati concessi, salvo le deroghe di cui all'articolo 6, e per coprire i debiti provenienti da esercizi precedenti per i quali non era stato riportato alcuno stanziamento.
Le spese di un esercizio sono imputate all'esercizio stesso sulla base delle spese autorizzate al più tardi entro il 31 dicembre e pagate anteriormente al 15 gennaio successivo.
Articolo 6
1. L'utilizzazione degli stanziamenti è soggetta alle seguenti disposizioni:
a) gli stanziamenti non impegnati alla fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti sono di norma annullati;
b) gli stanziamenti relativi a retribuzioni e indennità del personale non possono essere oggetto di riporto;
c) gli stanziamenti che corrispondono a pagamenti non ancora effettuati al 31 dicembre, in base a impegni regolarmente contratti tra il 1o gennaio e il 31 dicembre, sono oggetto di un riporto di diritto limitato all'esercizio successivo.
2. In deroga al paragrafo 1, il direttore può trasmettere al consiglio di amministrazione, entro il 31 gennaio, domande debitamente motivate di riporto all'esercizio successivo degli stanziamenti non impegnati al 31 dicembre.
Il riporto di tali stanziamenti può essere proposto unicamente per motivi eccezionali.
Il consiglio di amministrazione delibera in merito a tali domande di riporto entro e non oltre il 1o marzo. Esso delibera all'unanimità.
3. Le entrate non utilizzate e gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre, a titolo degli atti di liberalità e dei lavori effettuati per conto di terzi sono oggetto di un riporto di diritto.
4. Gli stanziamenti riportati da un esercizio al successivo non impegnati alla fine dell'esercizio in cui sono stati riportati sono annullati.
5. Anteriormente al 1o marzo è inviato per conoscenza al consiglio di amministrazione un elenco dei riporti di diritto.
6. Per l'esecuzione del bilancio l'utilizzazione degli stanziamenti riportati è iscritta separatamente, per ogni voce di bilancio, nei conti dell'esercizio in corso.
Articolo 7
Le spese di gestione corrente che sono imputabili all'esercizio successivo e che, per la loro natura, prendono effetto all'inizio di tale esercizio possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo entro i limiti di un quarto del complesso dei corrispondenti stanziamenti dell'esercizio in corso. Tuttavia, tali impegni possono riguardare soltanto spese nuove, il cui principio non sia ancora stato ammesso nel bilancio dell'esercizio in corso, se è già stato adottato il bilancio dell'esercizio successivo.
Le spese relative ai contratti d'affitto e certe altre spese connesse che, in base a disposizioni giuridiche o contrattuali, devono essere effettuate in anticipo possono dar luogo, a decorrere dal 20 dicembre, ad un pagamento da imputare sugli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo.
Articolo 8
1. Se il bilancio non è stato adottato all'inizio dell'esercizio, le spese il cui principio sia stato ammesso nell'ultimo bilancio regolarmente approvato possono essere effettuate secondo le condizioni fissate nel presente articolo. Una spesa deve essere considerata come ammessa, per quanto attiene al suo principio, nell'ultimo bilancio regolarmente approvato, se essa aveva potuto essere imputata su una determinata linea di bilancio a titolo dell'esercizio di riferimento.
2. Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente, per capitolo, entro i limiti di un dodicesimo del complesso degli stanziamenti iscritti nel capitolo in questione per l'esercizio precedente, sempreché ciò sia richiesto per adempiere agli obblighi giuridici dell'Europol.
3. A richiesta del direttore, il consiglio di amministrazione può, in funzione delle necessità di gestione, autorizzare contemporaneamente due o più dodicesimi provvisori o, in casi eccezionali, pagamenti non necessari per adempiere agli obblighi giuridici dell'Europol. Il consiglio di amministrazione delibera all'unanimità.
4. Nelle circostanze di cui al paragrafo 1, possono essere richiesti contributi degli Stati membri pari a tre dodicesimi dei contributi previsti nell'ultimo bilancio regolarmente adottato.
5. A richiesta del direttore, e previa consultazione del consiglio di amministrazione, il Consiglio può, in funzione del fabbisogno finanziario, autorizzare la richiesta di altri contributi degli Stati membri. Il Consiglio delibera all'unanimità.
Articolo 9
Il bilancio ed i bilanci suppletivi o rettificativi, quali adottati, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee a cura del presidente del Consiglio. Questa pubblicazione è di norma effettuata entro un mese a decorrere dalla data di adozione.
Articolo 10
1. Il bilancio e il piano finanziario sono stabiliti in euro. L'euro rappresenta la moneta unica, come stabilito nel regolamento (CE) n. 974/98 del Consiglio, del 3 maggio 1998, relativo all'introduzione dell'euro(3).
Eventuali future modifiche del suddetto regolamento si applicano alla presente disposizione.
2. Le conversioni tra l'euro e la moneta di uno Stato membro non partecipante all'unione monetaria e le monete di paesi terzi sono, in linea di massima, effettuate al corso del giorno; in casi eccezionali possono essere consentite deroghe a questo principio in base alle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
Articolo 11
1. Sulla scorta della revisione del programma di lavoro in vigore, il direttore elabora ogni anno un progetto di programma di lavoro che elenca le azioni e gli sviluppi previsti per l'Europol nei cinque anni successivi. Quale parte integrante del programma di lavoro, il piano finanziario descrive le risorse finanziarie e umane ritenute necessarie per le azioni annuali proposte.
2. Il progetto di programma di lavoro è sottoposto al consiglio di amministrazione il quale, previo parere del comitato finanziario, decide in merito. Il consiglio di amministrazione delibera all'unanimità.
Articolo 12
1. È istituito un comitato finanziario.
2. La composizione del comitato finanziario è definita nell'articolo 35, paragrafo 8, della convenzione Europol. Il presidente del comitato è un rappresentante dello Stato membro che presiede il Consiglio.
3. Le attività del comitato finanziario sono definite nell'articolo 35 della convenzione Europol e nel presente regolamento.
Il comitato si occupa inoltre delle questioni di bilancio e finanziarie affidategli dal consiglio d'amministrazione o dal Consiglio.
Nello svolgimento delle sue attività, il comitato valuta in particolare se i principi stabiliti nell'articolo 2 sono debitamente rispettati.
4. Il comitato può chiedere al direttore di trasmettergli eventuali informazioni o prove che ritiene necessarie in merito a questioni di bilancio o finanziarie sulle quali esercita la supervisione.
TITOLO II
FISSAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO
SEZIONE I
Fissazione del bilancio
Articolo 13
Il direttore trasmette al consiglio di amministrazione e al comitato finanziario, entro il 15 febbraio al più tardi, un progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell'Europol per l'esercizio successivo. Il bilancio è adottato ed il piano finanziario è deciso a norma dell'articolo 35 della convenzione Europol.
Articolo 14
1. Il progetto di bilancio ed il progetto di piano finanziario sono corredati di note esplicative, contenenti in particolare:
a) una dichiarazione politica generale sugli obiettivi da realizzare con il bilancio;
b) una descrizione delle azioni per cui sono richiesti stanziamenti, tenuto conto dei principi di cui all'articolo 2 e del programma di lavoro di cui all'articolo 11;
c) un'indicazione dei presupposti e del tasso di conversione tra l'euro e le varie monete nazionali degli Stati membri non partecipanti e le monete dei paesi terzi, su cui i progetti si basano;
d) una spiegazione sulle variazioni degli stanziamenti da un esercizio all'altro.
2. Per quanto riguarda il personale, il progetto di bilancio è inoltre corredato di un documento di lavoro contenente le informazioni seguenti:
a) per ogni categoria di personale, un organigramma dei posti previsti nel bilancio e del personale effettivamente in servizio alla data della presentazione del progetto di bilancio, con indicazione della ripartizione per grado e per unità amministrativa;
b) in caso di variazione del personale, la motivazione delle variazioni.
SEZIONE II
Struttura del bilancio
Articolo 15
Il bilancio è suddiviso in titoli, capitoli, articoli e voci in base alla natura o alla destinazione dell'entrata o della spesa, secondo un sistema di classificazione decimale.
Il bilancio contiene linee separate per le attività finanziate da terzi. In esso figurano:
a) nello stato delle entrate:
- le entrate previste per l'esercizio in questione;
- le entrate iscritte per l'esercizio precedente e le entrate constatate dell'ultimo esercizio chiuso;
- le opportune osservazioni per ogni linea delle entrate;
b) nello stato delle spese:
- gli stanziamenti iscritti per l'esercizio in questione, suddivisi in titoli, capitoli, articoli e voci;
- secondo la medesima classificazione, gli stanziamenti iscritti per il precedente esercizio chiuso, maggiorati dei riporti;
- le opportune osservazioni per ciascuna suddivisione; tali osservazioni possono includere informazioni finanziarie per quanto riguarda i progetti nell'ambito del programma di lavoro dell'Europol, i servizi forniti a terzi, la partecipazione di terzi alle attività dell'Europol.
SEZIONE III
Variazioni del bilancio
Articolo 16
1. In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste, il direttore può presentare progetti di bilanci suppletivi e/o rettificativi.
2. Per progetto di bilancio suppletivo si intende ogni proposta avente come effetto o di aumentare l'importo globale degli stanziamenti oppure di finanziare una o più azioni nuove senza dar luogo ad un aumento globale degli stanziamenti.
Per progetto di bilancio rettificativo si intende ogni proposta avente come effetto di apportare alcune modifiche di carattere finanziario o tecnico al bilancio senza dar luogo a un aumento dell'importo globale degli stanziamenti e senza prevedere azioni nuove.
3. I progetti di bilancio suppletivo e/o rettificativo sono presentati, esaminati ed approvati nella stessa forma e secondo la stessa procedura del bilancio di cui modificano le previsioni.
4. I bilanci suppletivi e/o rettificativi sono adottati secondo la procedura di cui all'articolo 35 della convenzione Europol.
Articolo 17
1. Negli ultimi quattro mesi dell'esercizio finanziario il direttore può stornare:
- un massimo del 25 % del totale degli stanziamenti all'interno di ciascun capitolo;
- stanziamenti da capitolo a capitolo all'interno dello stesso titolo fino ad un aumento dell'importo totale degli stanziamenti all'interno di ciascun capitolo pari a non più del 25%.
Il direttore informa il consiglio di amministrazione tre settimane prima di effettuare gli storni.
2. Il direttore può proporre storni di stanziamenti diversi da quelli previsti nel paragrafo 1.
Il consiglio di amministrazione decide su tali proposte di storno deliberando all'unanimità.
3. In deroga al paragrafo 2, nessuno stanziamento può essere stornato verso o a partire dal titolo relativo alle spese per il personale.
TITOLO III
ESECUZIONE DEL BILANCIO
SEZIONE I
Disposizioni generali
Articolo 18
Il bilancio è eseguito secondo il principio della separazione degli ordinatori, dei contabili e del controllore finanziario.
La gestione degli stanziamenti spetta all'ordinatore, che è il solo competente ad impegnare le spese, accertare i diritti da riscuotere ed emettere gli ordini di riscossione e di pagamento. Le riscossioni e i pagamenti sono effettuati dal contabile.
Le funzioni di ordinatore, contabile e controllore finanziario sono incompatibili fra loro.
Articolo 19
1. A norma dell'articolo 29, paragrafo 3, della convenzione Europol, il direttore, in quanto tenuto a rendere conto al Consiglio, cura l'esecuzione del bilancio in base al presente regolamento, sotto la propria responsabilità e nei limiti degli stanziamenti assegnati.
Il direttore può delegare i propri poteri alle condizioni da lui specificate ed entro i limiti fissati nell'atto di delega, che viene notificato al delegato, al contabile, al controllore finanziario, al consiglio di amministrazione ed al comitato di controllo comune.
2. Ogni tre mesi il direttore riferisce al consiglio d'amministrazione e al comitato finanziario sull'esecuzione del bilancio.
3. Previo accordo del consiglio di amministrazione, il direttore può, se necessario, assumere impegni per futuri periodi finanziari a condizione che tali impegni si riferiscano a lavori autorizzati nell'esercizio in corso e riguardino:
a) requisiti amministrativi di carattere permanente;
b) contratti che richiedano termini di attuazione più lunghi;
o
c) acquisti il cui pagamento deve essere effettuato su più anni.
Articolo 20
1. È nominato un controllore finanziario, a norma dell'articolo 35, paragrafo 7, della convenzione Europol.
Il controllore finanziario può essere assistito nelle sue mansioni o temporaneamente sostituito da uno o più controllori finanziari subalterni, designati anch'essi a norma dell'articolo 35, paragrafo 7, della convenzione Europol.
2. Nell'esercizio delle sue funzioni il controllore finanziario è tenuto a rendere conto unicamente al consiglio di amministrazione.
3. Il controllore finanziario è responsabile del controllo:
- dell'impegno di tutte le spese,
- dell'esborso di tutte le spese,
- di tutte le entrate.
In deroga all'articolo 25, paragrafo 2, all'articolo 26, paragrafi 2 e 4, all'articolo 27, paragrafo 2, all'articolo 29, paragrafo 3, e all'articolo 34, paragrafo 2, del presente regolamento a norma dell'articolo 35, paragrafo 7, della convenzione Europol, le modalità di esecuzione previste all'articolo 57, paragrafo 2, del presente regolamento possono prevedere un controllo a posteriori da parte del controllore finanziario per entrate o spese di scarsa entità.
4. Il controllore finanziario provvede inoltre a riesaminare, valutare e riferire in merito alla validità, all'adeguatezza e all'applicazione dei sistemi, delle procedure e dei relativi controlli interni.
Le relazioni su ogni singola ispezione, valutazione e indagine sono presentate al direttore e al consiglio di amministrazione. Il direttore notifica al consiglio di amministrazione le misure da adottare in seguito ad ogni relazione.
5. Per ogni esercizio il controllore finanziario presenta al consiglio di amministrazione e al comitato di controllo comune una relazione sulle attività interne di supervisione per l'anno in questione.
Articolo 21
La riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese sono effettuati da un contabile, che viene nominato dal direttore e rende conto a quest'ultimo. A norma dell'articolo 32, paragrafo 2, il contabile è il solo abilitato al maneggio dei fondi e dei valori. Egli è il responsabile della custodia dei medesimi.
Il contabile può essere assistito nel suo compito da uno o più contabili subalterni, designati secondo le stesse modalità del contabile.
Articolo 22
In deroga all'articolo 3, paragrafo 1 e all'articolo 4, paragrafo 1:
a) possono essere detratti dall'importo delle note di spesa, delle fatture o degli estratti conto, che sono quindi oggetto di un ordine di pagamento al netto:
- le ammende comminate alla parte di un contratto in merito ad una licitazione accettata;
- i recuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono essere operati mediante deduzione in occasione di una nuova liquidazione della stessa natura, effettuata sullo stesso capitolo, articolo ed esercizio ai quali l'indebito pagamento è stato imputato;
- il valore dei veicoli, degli apparecchi, dei materiali e degli impianti restituiti secondo gli usi commerciali in occasione dell'acquisto di veicoli, apparecchi, materiali ed impianti nuovi della stessa natura.
Non sono contabilizzati separatamente come entrate gli sconti, i ristorni e i ribassi detratti da fatture e note di spesa;
b) possono essere riutilizzati sulla linea che ha sostenuto la spesa iniziale:
- le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente pagate su stanziamenti di bilancio,
- i proventi di forniture di beni e prestazioni di servizi effettuati a favore di altre istituzioni o organismi, compreso l'importo delle indennità di missione pagate per conto di altre istituzioni od organismi e da questi rimborsate,
- l'importo delle indennità di assicurazione riscosse,
- i rimborsi degli oneri fiscali incorporati nel prezzo dei prodotti o delle prestazioni forniti all'Europol,
- i proventi della vendita di veicoli, apparecchi, materiali ed impianti ceduti in occasione del loro rinnovo o della loro riforma.
Le operazioni di riutilizzo devono aver luogo prima della chiusura dell'esercizio successivo a quello durante il quale è stata incassata l'entrata.
Il piano contabile di cui all'articolo 48 prevede dei conti d'ordine che permettono di seguire le operazioni di riutilizzo sia in entrata che in uscita;
c) possono essere compensate le differenze di cambio registrate nel corso dell'esecuzione del bilancio, nonché gli interessi creditori e debitori relativi alle operazioni di tesoreria. Solo il risultato finale, positivo o negativo, è riportato nel saldo dell'esercizio.
Articolo 23
Il saldo di ciascun esercizio è iscritto nel bilancio del secondo esercizio successivo a quello di riferimento, a norma dell'articolo 40, paragrafo 2.
Articolo 24
Ove le entrate e le spese vengano gestite con sistemi informatici integrati, le disposizioni della sezione II del presente titolo e il titolo IV sono applicate tenendo conto delle possibilità e necessità di una gestione informatica. A tal fine:
- i documenti giustificativi possono rimanere presso l'ordinatore o il contabile a fini di verifica;
- le firme e i visti possono essere apposti mediante la procedura informatizzata adeguata.
Le condizioni di esecuzione del presente articolo sono determinate dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
SEZIONE II
Gestione delle entrate e delle spese
Articolo 25
1. Ogni misura o situazione che possa far sorgere o modificare un credito dell'Europol deve essere preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore. Tale previsione menziona in particolare la nature e l'imputazione in bilancio dell'entrada nonché, per quanto possibile, l'importo previsto e la designazione del debitore.
2. Le previsioni di credito sono trasmesse al contabile che le sottopone al controllore finanziario per il visto.
Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare:
a) l'esattezza dell'imputazione delle entrate;
b) la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle pertinenti disposizioni, in particolare il bilancio e le norme applicabili all'Europol, nonché qualsiasi atto emanato in esecuzione di tali norme, e ai principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2.
3. Le previsioni di credito vistate sono registrate per memoria dal contabile.
Articolo 26
1. Per la riscossione dei crediti dovuti all'Europol è necessario un ordine di riscossione dell'ordinatore.
2. Gli ordini di riscossione sono trasmessi al contabile, che li sottopone al controllore finanziario per il visto.
Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare:
a) l'esattezza dell'imputazione delle entrate;
b) la regolarità e la conformità dell'ordine di riscossione rispetto alle pertinenti disposizioni;
c) la regolarità dei documenti giustificativi;
d) l'esattezza della designazione del debitore;
e) la data di scadenza;
f) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2;
g) l'esattezza dell'importo e della valuta della somma da riscuotere.
3. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione debitamente compilati.
Egli è tenuto a far sì che le entrate dell'Europol siano riscosse a tempo debito e che gli interessi dell'Europol siano salvaguardati.
4. Qualora rinunci a riscuotere un credito accertato, l'ordinatore trasmette preventivamente una proposta di annullamento al contabile, che la sottopone al controllore finanziario per il visto.
Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di certificare la regolarità della rinuncia e la sua conformità ai principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2.
Articolo 27
1. Ogni provvedimento di natura tale da comportare una spesa a carico del bilancio corrente o di uno successivo deve essere preventivamente oggetto di una proposta di impegno da parte dell'ordinatore. Fatto salvo l'articolo 20, paragrafo 3, l'ordinatore non può assumere impegni giuridici nei confronti di terzi senza il visto del controllore finanziario.
Le proposte indicano la destinazione della spesa, l'importo stimato necessario, l'imputazione della spesa al bilancio e la designazione del creditore.
Gli impegni provvisori possono essere contabilizzati tra le spese correnti.
2. Le proposte di impegno sono trasmesse al contabile, che le sottopone al controllore finanziario per il visto.
Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare:
a) la presentazione della proposta d'impegno a norma del paragrafo 1;
b) l'esattezza dell'imputazione;
c) la disponibilità degli stanziamenti;
d) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili, in particolare il bilancio e le norme applicabili all'Europol, nonché qualsiasi atto emanato in esecuzione di tali norme;
e) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2.
3. Il visto non può essere subordinato a condizioni.
4. La proposta di impegno approvata viene registrata dal contabile.
Articolo 28
1. La liquidazione di una spesa da parte dell'ordinatore ha lo scopo di:
a) verificare l'esistenza dei diritti del creditore;
b) determinare o verificare l'esistenza e l'importo del credito;
c) verificare le condizioni di esigibilità del credito;
d) verificare che i beni siano stati consegnati o i servizi forniti come prescritto.
2. Ogni liquidazione di spesa è subordinata alla presentazione dei documenti giustificativi che attestano i diritti acquisiti dal creditore.
L'ordinatore e un altro agente effettuano la verifica di cui al paragrafo 1, lettera d), apponendo la loro firma.
L'ordinatore può far effettuare le verifiche sotto la propria responsabilità.
3. Le retribuzioni e indennità sono liquidate in base alle tabelle collettive stabilite a cura dell'ufficio del personale, salvo il caso in cui risulti necessaria una liquidazione individuale.
Articolo 29
1. L'ordinazione è l'atto con il quale l'ordinatore dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'ordine di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione.
2. Gli ordini di pagamento devono menzionare:
- l'esercizio d'imputazione;
- l'articolo del bilancio ed ogni altra suddivisione eventualmente necessaria;
- l'importo in cifre e in lettere e la valuta della somma da pagare;
- il nome e l'indirizzo del beneficiario;
- l'oggetto della spesa;
- per quanto possibile, il modo di pagamento;
- i numeri e le date dei visti d'impegno corrispondenti.
Gli ordini di pagamento sono corredati dei documenti giustificativi originali oppure, in circostanze eccezionali, di copie certificate conformi. I documenti contengono o sono corredati di un'intestazione relativa all'esattezza delle somme da pagare, al ricevimento delle forniture e alla prestazione del servizio e, se del caso, all'iscrizione dei beni nell'inventario di cui all'articolo 45.
L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore.
3. Gli ordini di pagamento sono inviati al contabile, che li sottopone al visto del controllore finanziario.
Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di constatare:
a) la regolarità dell'emissione dell'ordine di pagamento;
b) la concordanza dell'ordine di pagamento con l'impegno di spesa e l'esattezza del suo importo, tenendo conto dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2;
c) l'esattezza dell'imputazione;
d) la disponibilità degli stanziamenti;
e) la regolarità dei documenti giustificativi;
f) l'esattezza della designazione del beneficiario.
4. Dopo il visto, l'originale dell'ordine di pagamento, cui sono allegati i documenti giustificativi, è trasmesso al contabile.
Articolo 30
In caso di versamento di acconti, il primo ordine di pagamento è corredato dei documenti che comprovano i diritti del creditore al pagamento dell'acconto. Negli ordini di pagamento successivi si fa riferimento ai documenti giustificativi già presentati e si ripete il numero di riferimento del primo ordine di pagamento.
Articolo 31
1. Il pagamento è l'atto finale che libera l'Europol dai suoi obblighi verso i creditori.
Il pagamento delle spese è assicurato dal contabile entro i limiti dei fondi disponibili.
In caso di errore materiale, di contestazione relativa alla validità della quietenza liberatoria o d'inosservanza delle forme prescritte dal presente regolamento, il contabile deve sospendere i pagamenti.
2. In caso di sospensione di un pagamento, il contabile precisa i motivi della sospensione in una dichiarazione scritta che egli trasmette all'ordinatore e, per, conoscenza, al controllore finanziario.
Articolo 32
1. I pagamenti vengono effettuati, di massima, tramite un conto bancario o i conti correnti postali.
Il direttore apre tali conti bancari e conti correnti postali in nome dell'Europol. Nel designare le banche o altri istituti finanziari in cui vengono aperti conti, il direttore vigila sulla sicurezza delle liquidità dell'Europol. In particolare, il direttore sceglie soltanto banchi o istituti che godono di un elevato classamento creditizio nella comunità finanziaria. La procedura per l'apertura, la gestione e l'uso dei conti è stabilita nelle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
2. Per gli assegni e i trasferimenti postali o bancari è necessaria la firma congiunta di due agenti abilitati dal direttore, fra cui necessariamente quella del contabile, di un contabile subalterno o di un amministratore delle anticipazioni.
Articolo 33
Per il pagamento di talune categorie di spese possono essere costituite casse di anticipi, secondo le modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
Soltanto il contabile può alimentare la cassa di anticipi, salvo nelle circostanze particolari previste nelle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
Le modalità di esecuzione devono determinare in particolare:
- il modo di designazione degli amministratori delle anticipazioni;
- la natura e l'importo massimo di ogni spesa da pagare;
- l'importo massimo delle anticipazioni che possono essere accordate;
- i termini per la presentazione dei giustificativi;
- la responsabilità degli amministratori delle anticipazioni.
Articolo 34
1. Il contabile può concedere anticipi al personale se ciò è esplicitamente previsto da una disposizione del regolamento o dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
Il contabile può concedere un anticipo destinato a coprire quanto un agente deve sborsare per conto dell'Europol.
2. Al di fuori delle casse di anticipi di cui all'articolo 33, non può essere pagato alcun anticipo che non sia stato preventivamente vistato dal controllore finanziario.
Articolo 35
1. Il controllore finanziario, qualora rifiuti il visto previsto all'articolo 25, paragrafo 2, all'articolo 26, paragrafo 2, all'articolo 26, paragrafo 4, all'articolo 27, paragrafo 2, all'articolo 29, paragrafo 3, o all'articolo 34, paragrafo 2, motiva il rifiuto in una dichiarazione scritta che è trasmessa al contabile, il quale informa l'ordinatore del rifiuto.
2. Nell'eventualità di un rifiuto del visto il direttore può, salvi i casi di disponibilità dubbia degli stanziamenti, confermare la previsione di credito, l'ordine di riscossione, la proposta di annullamento, l'impegno di spesa, l'ordine di pagamento o l'anticipo con una decisione motivata.
La previsione di credito, l'ordine di riscossione, la proposta di annullamento, l'impegno di spesa, l'ordine di pagamento o l'anticipo sono quindi considerati emessi in tutta validità.
Il consiglio di amministrazione ed il comitato di controllo comune sono immediatamente informati ogniqualvolta sia applicata la presente disposizione.
Articolo 36
A norma dell'articolo 5, paragrafo 9, della convenzione Europol, le spese relative alle attività degli ufficiali di collegamento sono di norma sostenute dagli Stati membri d'origine.
Tuttavia, le spese relative alle attività svolte da ufficiali di collegamento per conto dell'Europol e di concerto con lo Stato di origine, o richieste dall'Europol oppure che rientrano nelle competenze generali dell'Europol, sono imputate al bilancio dell'Europol, al quale sono altresì imputate le spese non attribuibili.
SEZIONE III
Contributi degli Stati membri
Articolo 37
1. A norma dell'articolo 35, paragrafo 2, della convenzione Europol, il contributo di ciascuno Stato membro al bilancio dell'esercizio t è calcolato in base al prodotto nazionale lordo (in prosieguo "PNL") dell'esercizio t-2 di tale Stato.
Il contributo è espresso in euro.
2. Nella stesura del bilancio i contributi sono calcolati in base alla stima del PNL, in euro o in valuta nazionale per gli Stati membri non partecipanti, usata nell'elaborare il progetto preliminare di bilancio dell'Unione europea per l'esercizio t-2. La stima è convertita in euro al tasso medio di cambio dell'esercizio t-2.
Articolo 38
1. Il direttore chiede i contributi per l'essercizio t anteriormente al 1o dicembre dell'anno t-1 o entro un mese dall'adozione del bilancio, se la data è successiva.
2. Fatto salvo l'articolo 8, i contributi degli Stati membri sono versati integralmente anteriormente al 31 marzo dell'anno t o entro un mese dal giorno in cui sono richiesti, se la data è successiva.
I pagamenti avvengono in euro o in moneta nazionale per gli Stati membri non partecipanti.
3. Sono addebitati interessi in base all'Euribor (Euro Interbank Offered Rate), da specificare nelle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2, sulla parte del contributo dello Stato membro non versata entro un mese dal termine specificato al paragrafo 2.
Il consiglio di amministrazione è informato ogniqualvolta sia applicata la presente disposizione.
Articolo 39
Gli articoli 37 e 38 si applicano per analogia agli eventuali bilanci suppletivi.
Articolo 40
1. In base al conto di gestione per l'esercizio t, elaborato a norma dell'articolo 53, il direttore ricalcola, applicando le cifre del PNL per l'esercizio t-2 fissate in valuta nazionale dalla Commissione delle Comunità europee ed il tasso medio di cambio per il medesimo esercizio, i contributi degli Stati membri necessari per finanziare la spesa effettiva dell'esercizio t e i riporti all'esercizio successivo.
2. Per tenere conto delle eccedenze dell'esercizio t e delle differenze tra le cifre del PNL provvisorie e quelle effettive per l'esercizio t-2, si applica la seguente procedura:
a) per gli Stati membri i cui contributi effettivamente versati per l'esercizio t superano i contributi necessari a norma del paragrafo 1, l'importo versato in eccesso è dedotto dai contributi chiesti per l'esercizio t+ 2;
b) per gli Stati membri i cui contributi effettivamente versati per l'esercizio t sono inferiori ai contributi necessari a norma del paragrafo 1, l'importo insoluto è aggiunto ai contributi chiesti per l'esercizio t+ 2.
SEZIONE IV
CONCLUSIONE DEI CONTRATTI E INVENTARIO
Articolo 41
1. I contratti relativi agli acquisti e locazioni di immobili, di forniture, di mobilio e di materiale, alle prestazioni di servizi o all'esecuzione di lavori devono essere fatti per iscritto.
2. Essi sono conclusi in seguito a gare d'appalto, salvo quando riguardano l'acquisto di un immobile già costruito o l'affitto di un immobile.
Tuttavia, possono essere conclusi contratti sulla base di trattative private nei seguenti casi:
a) nei limiti fissati dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2;
b) quando per gli acquisti e le locazioni di forniture, mobilio e materiale, le prestazioni di servizi o i lavori, in casi di estrema urgenza, non ci si può attenere ai termini di una delle procedure per i bandi di gara;
c) quando i bandi di gara sono rimasti senza risultato o i prezzi proposti sono inaccettabili;
d) quando, per necessità tecniche o situazioni di fatto o di diritto, o per ragioni di sicurezza, l'esecuzione della prestazione può essere assicurata solo da un determinato imprenditore o fornitore;
e) per i contratti di forniture, di servizi o di lavori supplementari che tecnicamente non possono essere separati dal contratto principale.
Nei casi di cui alle lettere a), b) e c), l'Europol è tuttavia tenuto a porre in competizione, per quanto possibile e con tutti i mezzi appropriati, i fornitori o gli imprenditori suscettibili di realizzare la prestazione che costituirà l'oggetto del contratto.
3. I bandi di gara sono, in linea di massima, diffusi in tutti gli Stati membri ed eventualmente in paesi terzi nella misura compatibile con lo sviluppo delle industrie nell'Unione europea. Tuttavia la loro diffusione può essere limitata qualora talune prestazioni, per il loro ammontare o per loro natura, non possano essere oggetto di una gara d'appalto generale.
4. Le procedure per i bandi di gara, i criteri di aggiudicazione, nonché le procedure per le revisioni dei prezzi successive alla stipulazione dei contratti sono determinati e disciplinati dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2, salvo restando che i criteri di assegnazione sono definiti per analogia con quelli previsti dalle direttive di cui all'articolo 44.
5. I contratti superiori al limite fissato dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2, sono soggetti all'autorizzazione del consiglio di amministrazione.
Articolo 42
Nessuna discriminazione in base alla nazionalità può essere operata tra i cittadini degli Stati membri per i contratti stipulati dall'Europol.
Articolo 43
1. Si può procedere in base a semplice fattura o nota spese quando il valore presunto delle forniture, dei servizi o dei lavori non superi i limiti fissati dalle modalità di esecuzione previste all'articolo 57, paragrafo 2.
2. A garanzia dell'esecuzione dei contratti, può essere richiesta dai fornitori o dagli imprenditori, tra le clausole di garanzia, la costituzione di una cauzione preventiva.
L'ammontare della cauzione è fissato in base alle condizioni commerciali e ai capitolati abituali.
In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella sua esecuzione, l'Europol viene indennizzato di tutte le perdite, interessi e spese in modo da ottenere un'adeguata riparazione del danno subito prelevando in particolare la somma sulla cauzione, sia che quest'ultima sia versata direttamente dal fornitore o dall'imprenditore oppure da un terzo.
Articolo 44
Per la conclusione dei contratti i cui importi raggiungano o superino i livelli indicati dalle direttive del Consiglio che coordinano le procedure per la stipulazione di contratti in materia di lavori pubblici, forniture e servizi, l'Europol deve conformarsi agli stessi obblighi che incombono, in base a dette direttive, ai soggetti degli Stati membri.
Articolo 45
1. È tenuto un inventario permanente per quantità e valore di tutti i beni mobili ed immobili che costituiscono il patrimonio dell'Europol. In tale inventario figurano soltanto i beni mobili il cui valore supera un importo fissato dalle modalità d'esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
2. Qualsiasi acquisto di tali beni mobili o immobili è iscritto nell'inventario permanente prima del pagamento.
Sulla fattura o sul documento allegato, compilati ai fini del pagamento della spesa, si fa riferimento a tale iscrizione.
3. L'Europol fa verificare dai propri servizi la concordanza tra le scritture d'inventario e la situazione di fatto.
Articolo 46
1. Le vendite di beni mobili sono oggetto di una pubblicità appropriata.
2. La cessione, a titolo oneroso o gratuito, lo scarto, la locazione, la scomparsa in seguito a perdita, furto od altre cause, dei beni inventariati devono essere dichiarati o fatti rilevare mediante dichiarazione o processo verbale da parte dell'ordinatore. La dichiarazione o il processo verbale sono trasmessi al contabile, che li sottopone al visto del controllore finanziario.
La dichiarazione o il processo verbale devono in particolare constatare l'obbligo eventuale della sostituzione a carico di un agente dell'Europol o di qualsiasi altra persona.
3. Gli agenti non possono acquisire beni mobili venduti dall'Europol, tranne nel caso di asta publica.
4. La messa a disposizione a titolo gratuito di beni immobili o di grandi impianti dà luogo alla stipulazione di contratti sottoposti al visto del controllore finanziario. Tali beni immobili o grandi impianti possono essere accettati solo previa approvazione da parte del consiglio di amministrazione, che delibera all'unanimità.
SEZIONE V
Contabilità
Articolo 47
1. La contabilità è tenuta in euro per esercizio finanziario col metodo della partita doppia. Essa riproduce la totalità delle entrate e delle spese dell'esercizio ed è accompagnata dai documenti giustificativi.
La contabilità viene chiusa alla fine dell'esercizio finanziario per permettere al contabile, per conto del direttore, di stabilire il bilancio finanziario ed il conto di gestione di cui all'articolo 50. Il conto di gestione deve essere sottoposto al controllore finanziario. Il direttore firma e approva gli stati finanziari.
2. Il conto di gestione e il bilancio finanziario sono compilati in euro.
Articolo 48
1. Il piano contabile stabilisce una distinzione tra conti degli oneri e proventi di bilancio, da un lato, e conti di bilancio, dall'altro.
Esso comprende infatti due parti:
a) i conti degli oneri e proventi di bilancio, che permettono di seguire in modo particolareggiato l'esecuzione del bilancio;
b) i conti di bilancio, che consentono di determinare la situazione patrimoniale dell'Europol.
Tali conti precisano altresì l'incidenza prevista degli obblighi giuridici dell'Europol e consentono di elaborare un bilancio annuale dell'attivo e del passivo e uno stato mensile delle entrate e delle spese per capitolo e per articolo.
Tali stati sono trasmessi al controllore finanziario, all'ordinatore e al comitato di controllo comune.
2. Ogni anticipo è contabilizzato su un conto provvisorio e regolarizzato al più tardi durante l'esercizio successivo al pagamento di questo anticipo, ad eccezione di quelli a carattere permanente che vengono riesaminati periodicamente.
Tuttavia, gli anticipi di cui all'articolo 34 sono liquidati in linea generale nelle sei settimane successive alla realizzazione dell'obiettivo per il quale sono stati accordati.
3. Le condizioni particolareggiate per la compilazione e il funzionamento del piano contabile, sia per le operazioni patrimoniali sia per quelle di bilancio, comprese le norme contabili, sono determinate dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
4. I documenti giustificativi relativi alla contabilità e alla compilazione dei conti di gestione e del bilancio finanziario sono conservati per un quinquennio dalla data della decisione di scarico sull'esecuzione dello stato del bilancio di cui all'articolo 55, paragrafo 2.
Tuttavia, i documenti relativi ad operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre tale periodo e sino alla fine dell'esercizio successivo a quello di chiusura di dette operazioni.
SEZIONE VI
Responsabilità degli ordinatori, dei contabili, degli amministratori delle anticipazioni e del controllore finanziario
Articolo 49
1. Ogni ordinatore impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria quando impegna una spesa o firma un ordine di pagamento senza osservare il presente regolamento.
Ciò vale anche quando l'ordinatore trascura di compilare un atto che dia origine ad un credito o quando trascura o ritarda, senza giustificazione, l'emissione di ordini di riscossione.
2. Ogni contabile ed ogni contabile subalterno impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria nei seguenti casi:
a) quando non rispetta l'articolo 31, paragrafo 1;
b) quando effettua pagamenti non conformi all'importo e alla valuta indicati nell'ordine di pagamento;
c) quando paga a una persona diversa dall'avente diritto.
3. Il contabile e i contabili subalterni si assicurano contro i rischi nei quali incorrono ai sensi del paragrafo 2.
L'Europol copre le relative spese di assicurazione.
4. Ogni amministratore delle anticipazioni impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria:
a) quando non può giustificare con documenti regolari i pagamenti che effettua;
b) quando paga a una persona diversa dall'avente diritto.
5. Il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni impegnano la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria per qualsiasi azione compiuta nel corso del loro mandato, in particolare qualora concedano la loro approvazione superando gli stanziamenti di bilancio.
6. La responsabilità pecuniaria e la responsabilità disciplinare degli ordinatori, del contabile, dei contabili subalterni e degli amministratori delle anticipazioni possono essere impegnate in base alle disposizioni pertinenti dello statuto del personale dell'Europol.
Questa disposizione si applica parimenti, con gli opportuni adattamenti, alla responsabilità pecuniaria e alla responsabilità disciplinare dei controllori finanziari e dei controllori finanziari subalterni.
TITOLO IV
RENDIMENTO E VERIFICA DEI CONTI
SEZIONE I
Rendimento dei conti
Articolo 50
A norma dell'articolo 36 della convenzione Europol, il direttore stabilisce e presenta annualmente gli stati finanziari dell'Europol compresi:
- un conto di gestione
e
- un bilancio finanziario che descrive l'attivo e il passivo al 31 dicembre dell'esercizio trascorso, nonché le note esplicative necessarie per una corretta comprensione della situazione finanziaria dell'Europol, incluso uno stato dei significativi criteri contabili.
Il conto di gestione comprende la totalità delle operazioni di entrata e di spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio e indica:
- gli stanziamenti iniziali di bilancio,
- gli stanziamenti quali modificati da trasferimenti di fondi,
- gli importi imputati agli stanziamenti
e
- il saldo degli stanziamenti non impegnati.
Il bilancio finanziario comprende, all'attivo, l'importo delle entrate da riscuotere e, al passivo, l'importo delle spese imputabili all'esercizio finanziario non ancora contabilizzate nei conti.
A questo bilancio è allegata una situazione contabile in movimenti e saldi, al 31 dicembre dell'esercizio trascorso.
Articolo 51
1. Entro il 31 maggio dell'anno successivo all'esercizio, il direttore trasmette, a norma dell'articolo 36, paragrafo 1, della convenzione Europol, gli stati finanziari, compresi il conto di gestione, il bilancio finanziario, le note esplicative e la relazione sui conti annuali al consiglio, al comitato di controllo comune e, per conoscenza, al consiglio di amministrazione e al comitato finanziario.
2. La relazione annuale descrive in particolare:
a) gli impegni contratti e i pagamenti a carico dell'esercizio;
b) le entrate e le spese totali iscritte a ciascun articolo del bilancio;
c) gli stanziamenti inutilizzati alla fine dell'esercizio e non riportati all'esercizio successivo;
d) gli stanziamenti riportati all'esercizio successivo a norma dell'articolo 6;
e) la destinazione degli stanziamenti riportati dal precedente esercizio;
f) una giustificazione per i casi in cui le entrate o le spese sono state superiori o inferiori a quanto preventivato nel bilancio;
g) l'attivo e il passivo dell'Europol;
h) gli investimenti in capitale effettuati durante l'esercizio;
i) le eventuali spiegazioni che si rendessero necessarie per una corretta comprensione dei conti annuali, inclusa una valutazione della situazione finanziaria futura dell'Europol.
SEZIONE II
Verifica dei conti
Articolo 52
Scopo del controllo, effettuato dal comitato di controllo comune, in base alle norme di controllo internazionali generalmente riconosciute, sui documenti e sul posto, è constatare la corretta presentazione negli stati finanziari della situazione finanziaria dell'Europol al 31 dicembre, la legittimità e la regolarità delle entrate e delle spese rispetto alle disposizioni della convenzione Europol, del bilancio e del presente regolamento, in particolare l'articolo 2, nonché accertare la sana gestione finanziaria.
Articolo 53
1. Il direttore fornisce ai membri del comitato di controllo comune e ai loro assistenti ogni informazione e tutta l'assistenza di cui essi ritengano di aver bisogno per l'assolvimento dei loro compiti.
In particolare, il direttore mette a loro disposizione tutti i conti relativi a movimenti di denaro e di materiali, le attestazioni contabili, i documenti giustificativi ed i registri che i membri del comitato ritengano necessari per la verifica del conto di gestione.
I membri del comitato di controllo comune e i loro assistenti hanno personalmente accesso a tutti gli edifici dell'Europol ed hanno diritto ad interrogare il direttore, i vicedirettori ed i dipendenti dell'Europol responsabili di operazioni di entrata o di spesa.
2. In deroga al paragrafo 1, il direttore può, in circostanze eccezionali, rifiutare ai membri del comitato di controllo comune l'accesso alle informazioni, sotto qualsiasi forma, cui si applicano disposizioni della convenzione Europol o atti adottati in loro applicazione in materia di riservatezza.
Il direttore informa immediatamente il consiglio di amministrazione ogniqualvolta applichi questa disposizione. Il consiglio di amministrazione può autorizzare, con decisione unanime, l'accesso dei membri del comitato di controllo comune alle informazioni in questione.
3. I membri del comitato di controllo comune e i loro assistenti considerano riservate tutte le informazioni sull'Europol e sulle sue attività così acquisite.
Articolo 54
1. Oltre ad essere competente della revisione dei conti, il comitato di controllo comune formula le osservazioni appropriate sui metodi contabili utilizzati sulla sana gestione finanziaria nonché, in generale, sulle implicazioni finanziarie delle prassi amministrative seguite.
2. Le osservazioni che il comitato di controllo comune reputa necessario inserire nella relazione di revisione di cui all'articolo 36, paragrafo 3, della convenzione Europol sono segnalate al direttore e al controllore finanziario. Questi trasmettono al comitato di controllo comune la loro replica a tali osservazioni.
Articolo 55
1. Il comitato di controllo comune presenta, entro e non oltre il 31 ottobre, la relazione sui conti dell'esercizio trascorso. La relazione è trasmessa al consiglio di amministrazione, al direttore e al controllore finanziario.
In essa il comitato indica la portata e la natura della revisione effettuata, formula osservazioni sui conti e sul bilancio ed effettua una breve valutazione della gestione finanziaria dell'Europol.
Il direttore e il controllore finanziario possono trasmettere al consiglio di amministrazione e al comitato di controllo comune, entro e non oltre il 30 novembre, i loro rispettivi pareri sulla relazione di revisione.
2. Sulla base di un parere del comitato finanziario, il consiglio di amministrazione discute la relazione ed elabora una raccomandazione al Consiglio sullo scarico da dare al direttore per l'esecuzione del bilancio.
Non appena il consiglio di amministrazione ha elaborato la propria raccomandazione, il comitato di controllo comune presenta, a norma dell'articolo 36, paragrafo 3, della convenzione Europol, la sua relazione al Consiglio.
Entro il 30 aprile dell'anno successivo e a norma dell'articolo 36, paragrafo 5, della convenzione Europol, il Consiglio decide sullo scarico.
3. Il calendario per la procedura di scarico sarà specificato nelle modalità di esenzione di cui all'articolo 57, paragrafo 2.
4. Il direttore adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni contenute nelle decisioni di scarico.
5. Il controllore finanziario tiene conto delle osservazioni contenute nelle decisioni di scarico.
TITOLO V
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 56
Il consiglio di amministrazione informa, il più rapidamente possibile, il comitato di controllo comune di tutte le decisioni e misure prese in esecuzione degli articoli 6, 8, 17 e 20.
La designazione degli ordinatori, del contabile, dei contabili subordinati e degli amministratori delle anticipazioni, nonché le deleghe e le designazioni effettuate a norma dell'articolo 19, paragrafo 1 e dell'articolo 21 sono notificate al comitato di controllo comune e al controllore finanziario.
Il consiglio di amministrazione trasmette al comitato di controllo comune i regolamenti interni che esso adotta in materia finanziaria.
Articolo 57
1. Le modifiche del presente regolamento sono adottate a norma dell'articolo 35, paragrafo 9, della convenzione Europol previa consultazione del comitato di controllo comune.
2. Il consiglio d'amministrazione, su proposta del direttore e previa consultazione del controllore finanziario e del comitato finanziario, emana le modalità di esecuzione del presente regolamento. Esso si pronuncia all'unanimità.
Articolo 58
1. Quando inizia le sue attività, l'Europol subentra automaticamente all'Unità Droga Europol in tutti i diritti ed obblighi finanziari scritti nei suoi conti.
2. A norma dell'articolo 45, paragrafo 5, della convenzione Europol, l'Europol diventa proprietario di tutte le attrezzature finanziate mediante il bilancio comune dell'Unità Droga Europol, sviluppate o prodotte da detta Unità o messe a sua disposizione permanente e gratuita dal governo dei Paesi Bassi.
3. Quando l'Europol inizia le sue attività, il coordinatore dell'Unità Droga Europol presenta al Consiglio una relazione sugli estratti contabili dell'Unità, nonché un inventario di tutta l'attrezzatura di cui l'Europol assume la proprietà a norma del paragrafo 2.
Tale relazione è altresì trasmessa al revisore dei conti dell'Unità Droga Europol e al comitato di controllo comune.
Articolo 59
L'atto 1999/C 25/01 del Consiglio è abrogato.
Articolo 60
1. Il presente regolamento finanziario entra in vigore il 1o gennaio 2000.
2. Il presente regolamento finanziario è pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Fatto a Lussemburgo, addì 4 ottobre 1999.
Per il Consiglio
K. HÄKÄMIES
Presidente
(1) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 1.
(2) GU C 25 del 30.1.1999, pag. 1.
(3) GU L 139 dell'11.5.1998, pag. 1.